Corona-Impfung

10 000 Kartons voll mit Impfunterlagen

Unterlagen im Solinger Impfzentrum: Zu Spitzenzeiten wurden hier rund 1200 Impfungen täglich verabreicht, Boxen mit den Formularen mehrmals wöchentlich abgeholt. Inzwischen sind es im Impfzentrum nur noch um die 200 Impfungen, je nach Tag. Fotos: Rouven Böttner
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Unterlagen im Solinger Impfzentrum: Zu Spitzenzeiten wurden hier rund 1200 Impfungen täglich verabreicht, Boxen mit den Formularen mehrmals wöchentlich abgeholt. Inzwischen sind es im Impfzentrum nur noch um die 200 Impfungen, je nach Tag.

Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein lagert die Dokumente ein, darunter die aus dem Solinger Zentrum.

Von Björn Boch

Die Geschichte der Impfkampagne war lange geprägt von einem Mangel an Impfstoffen, Chaos bei der Terminvergabe und Frustration der Impfwilligen. Wer es endlich geschafft hatte, einen Termin zu ergattern, dem begegnete eine Vielzahl von Dokumenten, die es auszufüllen galt – Anamnesebogen, Bescheinigungen durch Arbeitgeber, als es noch Priorisierungen gab, Aufklärung, Einverständniserklärung. Aber was geschieht eigentlich mit den ganzen Ausdrucken, die im Impfzentrum abgegeben werden? Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) ist für das Solinger Impfzentrum zuständig und hat unsere Fragen zu den Unterlagen beantwortet.

Wie viele Blatt Papier sind es im Schnitt pro Person rund um die Coronaimpfung?

Pro Impfling werden zwischen zwei und vier Ausfertigungen zur Verfügung gestellt – jeweils zwei pro Impftermin: einmal für das Impfzentrum und einmal für den Impfling. Das betrifft Anamnesefragebogen, Einwilligungserklärung und Aufklärungsbogen. Pro Ausfertigung sind das 3 Blätter (doppelseitig bedruckt), die der Impfling zum Teil zu Hause schon selbst ausgedruckt habe: „Wir schätzen grob, dass je Impfling im Schnitt etwa zehn Blätter benötigt werden – doppelseitig bedrucktes Papier – und noch zusätzlich ein Blatt für das digitale Impfzertifikat“, erklärt Christopher Schneider, stellvertretender Pressesprecher der KVNO.

Mitarbeiter der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein (KVNO) betreuen die Impfwilligen im Solinger Impfzentrum.

Mit wie vielen Aktenordnern rechnet die KV für ihr Gebiet?

Das könnten die Ansprechpartner vor Ort nicht genau einschätzen, berichtet Schneider. „Schon Anfang Juli bewegten wir uns über alle Impfzentren in Nordrhein bei ungefähr 10 000 Kartons.“

Wurden die Zettel sortiert abgeheftet, nach Datum oder alphabetisch, damit sie auch wiedergefunden werden?

Im Backoffice des Impfzentrums werden die Unterlagen sortiert nach Datum in Kartons abgelegt. Diese Kartons werden zurzeit durch die Kassenärztliche Vereinigung eingelagert. Sollten diese Unterlagen später gegebenenfalls einmal benötigt werden, können die Unterlagen insbesondere durch den verzeichneten Impftag wieder zur Verfügung gestellt werden, betont Schneider.

Oder muss man die Dokumente gar nicht wiederfinden können, weil es digitale Entsprechungen gibt und die Aufbewahrung Formsache ist?

Die unterschriebenen Unterlagen, etwa die Einwilligungserklärung zur Impfung, werden nach aktueller Planung nicht digitalisiert, erklärt die KVNO. Grundsätzlich, betont Udo Stock, organisatorischer Leiter des Solinger Impfzentrums, seien die Termindaten digital hinterlegt und verfügbar – sowohl die Daten, die ohnehin digital vereinbart wurden, als auch die per Telefon. Für die Unterlagen gilt das aber nicht.

Wer ist für die Archivierung zuständig?

Zurzeit werde noch geklärt, ob die Kassenärztliche Vereinigung auch nach Schließung der Impfzentren weiterhin für die Archivierung zuständig ist – oder ob alle Unterlagen an das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes übergeben werden, da die Impfungen „ja formal im Auftrag des Landes beziehungsweise des Bundes durchgeführt werden“.

Wieviel Lagerraum müssen Sie dafür anmieten?

„Für die Einlagerung arbeiten wir mit einem Archivierungs-Dienstleister zusammen, der das Material entsprechend auf seine Lagerflächen verteilt“, erklärt Christopher Schneider für die KVNO.

Ist schon klar, wie lange das aufbewahrt werden muss?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für medizinische Unterlagen liegt in der Regel bei zehn Jahren, Änderungen seien aber gegebenenfalls noch möglich.

Erfassung

Die Ärzte haben weniger bürokratischen Aufwand, berichtet Dr. Stephan Kochen, der sowohl im Solinger Impfzentrum, als auch in seiner Praxis impft. Anhand einer Gebührenziffer könne er eingeben, ob es sich um eine Erst- oder Zweitimpfung handele. Die persönlichen Daten werden anhand der Krankenkassenkarte des Impfwilligen erfasst – im Impfzentrum dagegen braucht man lediglich einen Personalausweis. „Die Einverständniserklärung des Patienten wird aber aufgehoben und ein Aufklärungsbogen ausgehändigt“, berichtet Kochen.

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