Vom Ankauf über die Bewirtschaftung bis hin zum perspektivischen Verkauf eines Gebäudes fallen Unmengen an Dokumenten an. In Unternehmen müssen diese für viele Abteilungen gleichzeitig zugänglich sein. Hat eine Firma ein größeres Immobilienportfolio, wird es schwierig. Das Wuppertaler Start-up Docunite hat eine Lösung für das digitale Dokumentenmanagement entwickelt.

Vom Investment-Management über die Vermögensverwaltung bis zum Fondsmanagement können die Fachbereiche über das System zusammenarbeiten und den Immobilienbestand gemeinsam und optimiert verwalten. Als ersten Großkunden konnten die Wuppertaler nun Union Investment, die Fondsgesellschaft der Volks- und Raiffeisenbanken, gewinnen. Mit rund 480 Immobilien gehört das Frankfurter Unternehmen zu den größten Bestandshaltern von Gewerbeimmobilien in Deutschland.

Bis zu 2800 Dokumente allein beim Ankauf

„Die Immobilienbranche braucht Lösungen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind und dennoch Standards etablieren“, sagt Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer von Docunite. Das treffe vor allem auf große Unternehmen wie Union Investment zu, die Immobilien in allen Lebenszyklusphasen managen. Das Management eines Objektes verursacht laut dem Gründer im Schnitt 2800 Dokumente allein beim Ankauf. Im Zuge neuer Nachhaltigkeitsverordnungen wird sich diese Anzahl noch einmal erhöhen.

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei Corpus Sireo tätig, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis unter anderem als Consultant und Entwickler haben ihm gezeigt, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Die Idee von Docunite war geboren. 2017 hat er sie dann umgesetzt. Die technische Grundlage des Systems bildet eine in Deutschland gehostete Cloud-Lösung. Herzstück ist die Künstliche Intelligenz „Neo”. Sie hilft dabei, automatisiert relevante Informationen zu erfassen – wie beispielsweise zu Mietverhältnissen und diese dann transparent zu gestalten.

Die Zeit des Unternehmensaufbaus und der Entwicklung hat gezeigt: Der Bedarf ist enorm. Denn trotz zunehmender Digitalisierung in den Firmen bleiben häufig Probleme in der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. „So entstehen oft Silos und Doppelarbeiten. Der Informationsfluss wird behindert und effizientes Arbeiten ausgebremst. Wir als Unternehmen für Dokumentmanagement wollen dies bestmöglich beheben und arbeiten daher an einem digitalen, vernetzten Ökosystem für die Immobilienwirtschaft in ganz Deutschland. Ziel: Immobilien über den gesamten Lebenszyklus so einfach zu handeln und zu managen, wie wir es heute schon vom Aktien-Trading kennen“, erklärt Penn.

Kürzlich konnte das Unternehmen größere Räume beziehen. Bis Ende des Jahres will Geschäftsführer Penn weitere Mitarbeiter einstellen, sowohl in Wuppertal als auch an anderen Standorten in Deutschland, die dann aus dem Homeoffice agieren. Sein Ziel, sagt er, ist einfach: Docunite soll der Marktführer im Bereich des effizienten Datenmanagements werden.